Kolaborasi dan kerjasama antar karyawan merupakan fondasi utama dari keberlangsungan ekosistem perusahaan. Meningkatkan kreativitas, produktivitas, membangun moral dan rasa memiliki perusahaan adalah output yang dihasilkan dari kolaborasi yang terjalin antar karyawan di perusahaan.
Tidak heran, perusahaan selalu gencar menggerakan para karyawannya untuk selalu berkolaborasi dan bekerjasama salah satunya dengan komunikasi yang transparan. Hal ini penting untuk dilakukan agar dinamika kolaborasi di tempat kerja dapat berjalan dengan baik dan terjaga.
Memasuki era digitalisasi sekarang ini, nampaknya memberikan pengaruh pada dinamika kolaborasi perusahaan. Dikenal dengan kolaborasi digital, dimana ada peran digitalisasi dalam proses kerjasama atau kolaborasi.
Peran Teknologi Pada Proses Kolaborasi Digital
Kolaborasi digital dapat diartikan sebagai proses kerjasama yang dilakukan oleh beberapa orang atau institusi dalam bertukar informasi maupun memecahkan masalah melalui saluran digital. Berperannya kemajuan teknologi memberikan banyak kemudahan dalam berkolaborasi salah satunya adalah kolaborasi dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun.
Bukan hanya sekedar menjadi sarana sosialisasi, teknologi dalam kolaborasi digital menjadi suatu wadah yang menyatukan semua sumber daya sehingga informasi dengan mudah disebarkan maupun dibagikan salah satunya adalah penggunaan aplikasi kolaborasi.
Aplikasi Kolaborasi Sebagai Sarana Kolaborasi Digital Dalam Perusahaan
Aplikasi kolaborasi adalah perangkat lunak (software) yang membantu kinerja sebuah tim dalam mencapai goals dan menyelesaikan proses bisnis melalui pengelolaan dokumen, administrasi tugas dan ide-ide kreatif. Munculnya aplikasi kolaborasi merupakan tanggapan dari fenomena perusahaan yang menyuarakan “go digital” dan persaingan bisnis yang semakin ketat.
Karena hal itulah, sudah semestinya perusahaan dapat bersikap kritis agar tidak hanya dapat bersaing secara kualitas bisnis namun juga menjadi misi agar karyawan memiliki hasrat yang tinggi didalam bekerja.
Namun nampaknya, masih banyak juga perusahaan yang belum menyadari pentingnya digitalisasi pada perusahaan mereka. Kemungkinan, hal ini dipengaruhi oleh rendahnya tingkat kesadaran atau informasi mengenai digitalisasi kolaborasi melalui aplikasi kolaborasi.
Tanda-tanda Perusahaan Membutuhkan Aplikasi Kolaborasi
Menggunakan aplikasi kolaborasi terlihat sepele, namun ada banyak hal atau permasalahan yang kemungkinan muncul saat menjalankan aktivitas perusahaan seperti:
1. Percakapan Karyawan Tersebar Di Beberapa Platform
Dalam menjalankan aktivitas perkantoran, karyawan tidak terlepas dari beberapa tools yang digunakan seperti: email, aplikasi chat yang masih menjadi satu dengan chat personal, sistem department dan beberapa tools lain. Perpindahan tools ini memungkinkan terjadinya application fatigue atau kehilangan fokus karena terlalu sering berpindah aplikasi. Hal ini juga memungkinkan adanya penurunan pada aktivitas dan produktivitas kerja.
2. Waktu Yang Terbuang Karena Perubahan Formasi Karyawan
Perubahan formasi karyawan biasa terjadi didalam perusahaan. Kondisi ini terkadang cukup menyita waktu karena perlu adanya penyesuaian group komunikasi sehingga aktivitas kerja tetap berjalan. Hambatan lainnya adalah ketika ada karyawan baru yang belum terundang dalam group chat atau belum menyimpan kontak karyawan lain.
3. Sulitnya Menemukan dan Mengumpulkan Data Penting
Data dan informasi biasanya disimpan di berbagai platform atau server sehingga tidak jarang ini dapat mempersulit karyawan dalam menemukan informasi yang diperlukan. Di Dalam aktivitas perusahaan memungkinkan adanya hubungan antar divisi satu dengan yang lain, sehingga perlu adanya wadah seperti aplikasi kolaborasi agar penarikan data jauh lebih mudah dan cepat.
4. Karyawan Kurang Mengenal Visi Misi Perusahaan
Biasanya dari kalangan eksekutif terkesan mengisolasi sehingga karyawan tidak mengetahui secara pasti tentang arah dan tujuan perusahaan secara keseluruhan. Sering juga dijumpai karyawan yang sama sekali tidak mengenal jajaran eksekutif tersebut sehingga terkesan tidak ada kolaborasi yang utuh dari eksekutif ke karyawan.
Karyawan yang tidak mengetahui secara jelas mengenai informasi perusahaan, menjadi salah satu faktor penghambat dalam berkolaborasi. Bayangkan jika ini terjadi pada karyawan baru yang masih belum mengetahui secara jelas mengenai informasi perusahaan. Tentu saja hal ini dapat mengurangi rasa memiliki atau cinta akan perusahaannya.
Manfaat Aplikasi Kolaborasi dalam Mendukung Kolaborasi Digital
Dilansir dari survei yang dilakukan oleh ALfresco pada 753 seorang profesional bisnis, menunjukan bahwa sebanyak 83% responden bergantung pada teknologi dalam menjalin kolaborasi digital. Lalu apa sajakah manfaat dari aplikasi kolaborasi untuk mendukung kolaborasi digital perusahaan?
1. Task Dilakukan Lebih Cepat dan Efisien
Menggunakan aplikasi dalam berkolaborasi memungkinkan karyawan dapat mempercepat penyelesaian task / projek sehingga lebih efisien pada saat bekerjasama dengan tim lintas divisi. Aplikasi Kolaborasi dapat berperan sebagai tempat berkumpulkan banyak group yang mengerjakan projek yang sama.
Aplikasi kolaborasi yang dilengkapi dengan fitur notifikasi, dapat membantu karyawan dan seluruh user mengetahui info terbaru tentang status task/ projek, langkah selanjutnya dalam meneruskan projek dan info penting lainnya.
2. Aksesibilitas Informasi yang Lebih Mudah
Umumnya, aplikasi kolaborasi dibekali kemampuan untuk menyimpan seluruh informasi, sehingga tim atau karyawan lain tidak kesusahan lagi untuk mengakses informasi yang dibagikan. Akes informasi yang cenderung lebih mudah, sehingga karyawan tidak perlu menyimpan file di platform lain atau kehilangan file yang dibutuhkan.
Aksesibilitas yang mudah tentunya akan lebih memudahkan ketika harus berinteraksi dan bekerja dalam sistem remote atau jarak jauh. Dengan kata lain, aplikasi kolaborasi mampu merampingkan proses komunikasi dan alur kerja projek.
3. Proses Komunikasi yang Lebih Mudah
Komunikasi yang terjalin melalui aplikasi kolaborasi bersifat real time sehingga dari karyawan yang satu dan lainnya mendapatkan informasi terupdate mengenai proyek maupun informasi lain. Didukung dengan kemajuan teknologi, aplikasi ini dapat secara otomatis memperbaharui informasi, anggota-anggota tim divisi dan lain-lain.
4. Keberagaman Informasi sebagai Output dari Kolaborasi
Salah satu kelemahan kolaborasi jarak jauh adalah nilai keintiman yang rendah dibanding dengan kolaborasi secara langsung. Penggunaan aplikasi ini mampu menyederhanakan proses komunikasi dengan memungkinkan tim saling berkomunikasi dalam satu wadah aplikasi.
5. Pelacakan Alur Kerja
Bila biasanya karyawan harus selalu melakukan pembaharuan dan update repot menggunakan email, aplikasi kolaborasi dapat menjadi solusi dalam otomatisasi pembaharuan. Kemampuan dalam pelacakan alur kerja otomatis ini dapat menyajikan informasi terupdate, perubahan projek dan seluruh detail-detail projek yang dapat dilakukan dimanapun.
6. Misi Meningkatkan Kepuasan Karyawan
Siapapun akan merasa senang bila pekerjaan dan projek dapat lebih mudah dan cepat diselesaikan, tak terkecuali karyawan. Meningkatkan efisiensi kerja dengan menggunakan aplikasi kolaborasi mampu menekan angka stress karyawan karena proses kolaborasi yang terjadi menjadi lebih sederhana dan mudah.
Kolaborasi yang dilakukan melalui satu saluran aplikasi kolaborasi, karyawan dan user tidak perlu mengkhawatirkan arahan projek update dan pembaharuan. Tentu saja hal ini tidak hanya berlaku pada kolaborasi tatap muka saja namun juga jarak jauh.
Menggunakan Aplikasi HR Worxspace Untuk Mendukung Ekosistem Perusahaan
Kolaborasi Digital menggunakan aplikasi hr Worxspace menjadi solusi dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas komunikasi internal. Kemampuan dalam menampung segala informasi dan dokumen penting, aplikasi hr worxspace juga dapat menghambat terjadinya application fatigue. Sehingga karyawan dapat bekerja dan kolaborasi lebih optimal dengan hanya menggunakan 1 aplikasi saja.
Tingkatkan Efisiensi Kolaborasi dengan Fitur-fitur Worxspace
Sebagai solusi komunikasi dan kolaborasi internal perusahaan, aplikasi hr Worxspace juga menjadi media informasi hingga personalia perusahaan yang mendukung produktivitas karyawan yang dilengkapi dengan berbagai fitur berikut:
1. Company Directory
Fitur aplikasi hr Worxspace ini berperan untuk menyajikan seluruh informasi lengkap terkait perusahaan:
- Company Profile: memudahkan user dan karyawan dalam mendapatkan informasi seputar profil dan visi misi perusahaan.
- Board of Director: membantu seluruh karyawan untuk mengenal seluruh jajaran BOD dan stakeholder perusahaan.
- Document Management: memberikan kemudahan kepada user untuk mengakses dokumen-dokumen penting perusahaan untuk karyawan.
- Employee Directory: sering terjadi ketika beberapa tim belum memiliki kontak dari member yang lain, fitur employee directory bertindak sebagai jembatan antar karyawan untuk dapat saling berkomunikasi tanpa menyimpan nomor kontak.
2. Internal Messaging
Fitur Internal Messaging pada aplikasi kolaborasi Worxspace akan membantu menghubungkan karyawan satu dengan yang lainnya untuk berdiskusi dan bertukar pendapat.
- Personal Chat : sama halnya dengan aplikasi chat pada umumnya, fitur personal chat ini akan membantu karyawan dalam berkomunikasi.
- Group Chat : ketika banyak divisi dalam sebuah perusahaan, fitur group chat akan membantu dalam mengklasifikasikan karyawan berdasarkan divisi yang terkumpul dalam satu group chat.
- Broadcast Message: dalam sebuah perusahaan, terkadang terdapat informasi-informasi seperti beberapa pengumuman maupun event internal yang akan disebarkan ke seluruh karyawan. Fitur ini membantu dalam membangun channel broadcast sendiri tanpa biaya tambahan.
- Chat Bot : fitur yang satu ini membantu pengoptimalan fungsi percakapan internal perusahaan dengan automasi chat bot sesuai dengan kebutuhan.
- Sticker : fitur internal messaging juga dilengkapi dengan sticker untuk menyampaikan ekspresi dan reaksi.
3. Task Management
Dalam mengelola penugasan atau task perusahaan dapat memanfaatkan fitur ini, sehingga informasi proyek yang ditangani bersifat transparan.
- Task & Event : Fitur ini dilengkapi dengan tagging karyawan, notifikasi, comment yang dapat memastikan seluruh karyawan bekerjasama dengan baik. Hal ini juga menjadi pengingat dan agenda karyawan sehingga task yang ingin dikerjakan dapat ditampilkan secara jelas.
- Calendar : Beberapa timeline pekerjaan, meeting ataupun tugas ditampilkan secara jelas dalam satu kalender yang terintegrasi.
- Notes : Mencegah terjadinya human error, fitur ini dapat menjadi catatan bersama dan seluruh tim sehingga meningkatkan kolaborasi. Dilengkapi dengan attachment, forum diskusi dan manajemen role user.
4. News and Greet
Fitur ini membantu menyediakan informasi seputar kegiatan perusahaan dan perayaan-perayaan tertentu.
- Company News: Fitur ini menyediakan informasi terkait update kegiatan perusahaan dan sebagai jalur komunikasi yang mudah diakses oleh karyawan.
- Greetings: Membantu memfasilitasi seluruh karyawan untuk saling berinteraksi seperti mengucapkan selamat ulang tahun, mengucapkan selamat datang untuk anggota tim baru dan selamat akan kenaikan jabatan tertentu.
5. Smart Personalia
Salah satu benefit dari aplikasi hr Worxspace adalah adanya fitur personalia yang membantu meringankan tugas divisi HR seperti:
- Leave & Approval: Fitur ini membantu karyawan dalam melakukan pengajuan cuti dan ijin karyawan dengan menggunakan mekanisme approval berjenjang.
- Personalia Chat Bot: Membantu memudahkan HR dengan automasi chat layanan personalia seperti kuota cuti, SPO dan beberapa kebutuhan personalia yang lain.
- Employee Onboarding: Bagi karyawan baru, fitur ini membantu mereka dalam masa orientasi dan onboarding sehingga karyawan lebih cepat beradaptasi.
- Employee Inbox: Fitur ini bertindak sebagai kotak pesan untuk menyimpan segala informasi penting karyawan seperti kontrak kerja, sertifikat, SPT pajak slip gaji hingga dokumen personal karyawan.
- Internal Polling: Dalam meningkatkan keikutsertaan karyawan dalam mengutarakan pendapat, fitur ini memfasilitasi karyawan untuk melakukan polling internal tanpa menggunakan platform lain.
- Personalia Broadcast: Membantu dalam mengirim pesan broadcast ke seluruh karyawan kapanpun tanpa biaya tambahan.
Aplikasi hr / kolaborasi worxspace menjadi solusi terbaik untuk memfasilitasi kolaborasi digital di lingkungan kerja baik secara tatap muka maupun jarak jauh. Worxspace juga membantu menyederhanakan proses kolaborasi antar karyawan karena mudah diakses dimanapun.
Dengan Worxspace, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja karyawan sehingga dapat membantu perusahaan mencapai tujuan bisnisnya.
